Cómo Sello Parrillero dejó las hojas de cálculo y hoy vende por WhatsApp con un agente de IA

El cliente

Sello Parrillero nació como el emprendimiento de dos estudiantes de colegio, que hoy ya están en la universidad. Vieron una oportunidad clara: hay un público al que le gusta la buena carne y que compraría cortes premium si le llegaran a la casa a un mejor precio que en el supermercado.

Su propuesta: cortes Black Angus de alta calidad, a un precio menor que el de los supermercados y con entrega a domicilio.

El reto

Toda la operación vivía en Google Sheets. Cuando el número de clientes creció, las hojas de cálculo dejaron de alcanzar:

• No tenían claro qué se le había entregado a quién.
• No sabían con certeza cuánto había que cobrarle a cada cliente, ni cuánto pagarle a cada conductor.
• El inventario se descontrolaba.
• Procesar cada pedido tomaba por lo menos una hora de trabajo manual.

El resultado: estaban perdiendo dinero por falta de control, y el equipo no daba abasto.

La solución

Construimos a su medida una plataforma web y móvil que concentra toda la operación del negocio:

Cómo funciona el agente de IA en WhatsApp

1. El cliente escribe por WhatsApp.
2. El agente responde sus dudas sobre el negocio y los productos con la información de la base de conocimiento.
3. El cliente compra desde la misma conversación, y también puede hacer y consultar sus pedidos.
4. Si hace falta, el agente pasa la conversación a una persona del equipo, en una central de soporte.
5. Todo funciona con guardrails: controles que limitan de qué habla el agente y qué puede hacer, para que no se salga de su papel ni invente información.

La plataforma por dentro

Resultados

La mitad de los pedidos llega por WhatsApp, atendidos por el agente de IA. La otra mitad llega por llamadas, y toda la operación se gestiona en la plataforma, venga de donde venga el pedido.

Procesar un pedido pasó de al menos una hora a 5 minutos: la automatización hace el trabajo y el equipo solo verifica.

Recuperaron el control de entregas, cobros, pagos a conductores e inventario.

“Todo está totalmente sincronizado y controlado ahora, desde la creación del pedido por WhatsApp hasta la entrega del producto al cliente. Estamos muy contentos con esta solución, ya que hemos ahorrado muchas horas de trabajo manual.”

Tecnología y modelo

La automatización y el agente de IA corren sobre n8n, con integración con WhatsApp. La atención humana pasa por una central de soporte con Chatwoot, y las rutas usan Google Maps.

Como Sello no tiene equipo de TI, todo corre en los servidores de Trima. Paga una mensualidad que incluye el alojamiento, el mantenimiento y el costo de la IA. No paga licencias por usuario.

El código es de Sello. Trima lo aloja y lo mantiene, pero si algún día deciden seguir por su cuenta o con otro equipo, se les entrega el código fuente. No quedan amarrados a ningún proveedor.

Lo que viene

Sello está negociando con restaurantes, un modelo de venta al por mayor que la plataforma todavía no soporta. La vamos a extender para eso: el software a la medida crece con el negocio, en lugar de obligar al negocio a ajustarse al software.